Mye av grunnen til at NTNU startet med E-handel i 2001 var at vi skulle strømlinjeforme måten å handel på. Så tidlig som i 2001 var det et ganske få antall tilbydere av system, få leverandører og få kjøpere i systemene. Vi hadde på den tiden et system fra tidligere IBX, nå CapGemini og systemet var frivillig i bruk.
Senere, rundt 2004/05 ble det startet et prosess på NTNU, som het LØF 2010, NTNU skulle få en ledende økonomifunksjon i 2010. Denne prosessen ble delt opp i flere underprosesser og en av dem het BtB-prosessen. (Bestilling til Betaling)
Nå ble bruken av bestillingsystem mer og mer tvungent og litt flåsete kan man si at man “truet” med Jørgen Kosmo om man ikke fulgte ordre fra høyeste hold. Siden dette var en del av en sentral økonomiprosess hadde vi også forankring i toppledelsen.
I 2008 byttet vi bestillingssystem til basware PM, og samtidig ble det satt opp kurs etter kurs etter kurs og man delte ut roller i systemet. Vi laget også en rolle på sentralt hold som skulle holde alle sammen i hånden og bruker joggesko på jobb, for å kunne løpe ut å hjelpe alle som trengte dette. Dette er nok mye av grunnen til at vi har lyktes. Vi har hatt dedikerte ansatte mange steder som virkelige har vært gode endringsambassadører og ikke minst fra sentralt hold har engasjement og ikke minst tid på telefon og mail værrt uvurderlig hjelp for de som fikk roller ute på fakultet og institutt.
Noen gikk altså bestiller-kurs, andre skulle være godkjennere og disse godkjennere hadde budsjettmyndighet og atter andre hadde rekvirent-rolle, det vil si at bestiller måtte lese gjennom deres bestillinger før de ble sendt videre til godkjenner, vi satte opp rutinene slik at når bestiller skulle sende avgårde en bestilling (som systemet gjorde om til en pdf som ble sendt på mail), ble den først altså sendt til godkjenner. På den måten hadde vi full kontroll over hvilke penger som allerede var brukt og vi slapp mer kontroll i ettertid når varene og fakturaen kom. Det var kun ved uforventede summer på faktura at det ble flere kontroller.
Fakturasystemet er også slik oppbygd at om faktura stemmer omtrent på krona (300 kroner i pluss/minus), så går fakturaen automatisk å legger seg til utbetaling på rett dag. Dette minsket blant annet våre inkassoutgifter betraktlig. Før kunne jo hvem som helst til hvilken som helst tid på døgnet “gå på byen” og handle hva som helst og få utgiftene betalt av NTNU. Fakturaene havnet ofte i en skivebordskuff til enten den som kjøpte varene eller kanskje en instituttleder.
Sånn er altså våre rutiner også i dag og vi har etter å ha jobbet mye med dette gjennom flere år tatt ledelsen når det gjelder E-handel i det offentlige. Det finnes en statistikk som Difi (direktoratet for forvaltning og IKT) har laget som viser antall fakturaer som refererer til et bestillingsnummer og NTNU rager høyest i toppen med flotte 70%. Nestemann på listen ligger på omkring 50%, nr 10 på denne listen ligger på omlag 10%, så NTNU har absolutt funnet en god måte å gjøre dette på som fungerer for oss.
Når det er sagt har CapGemini (leverandør av Markedsplassen) og Difi forsket på våre arbeidsrutiner og oppgaver og prøver å lage et opplegg for opplæring for andre offentlige etater. De konkluderte med at det var ikke på grunn av enkle og strømlinjeformede prosesser at vi var best i landet, men kanskje mer til tross for.
NTNU har jobbet mye med E-handel og prøvd ut flere måter å bli god på og denne erfaringen er nok mye av årsaken til at vi er blitt såpass gode. Vi var også blant de første i offentlig forvaltning som begynte med dette og vi har på mange vis banet vei for mange av de som kommer etter nå.
Rampongi's Blog 